Bewaarverplichtingen vind je terug in verschillende wetten en regels. Hierna volgt een overzicht van een aantal juridische bewaarverplichtingen, zonder evenwel exhaustief te zijn. Zowel de overheid als particulieren moeten in heel wat gevallen documenten bewaren. Voor de overheid bestaat een algemene regeling, terwijl voor particulieren alleen bijzondere gevallen geregeld zijn. Hierna volgt een overzicht van de belangrijkste bewaarverplichtingen in de publieke en de private sector.
De archiefwet van 24 juni 1955[1] verplicht de overheid haar archiefdocumenten te bewaren. Het oorspronkelijk doel van de wet was het onderwijs en het wetenschappelijke onderzoek te bevorderen, door ons land met een degelijke archiefdienst toe te rusten. De uitvoering van deze kaderwet is beperkt gebleven tot het koninklijk besluit van 12 december 1957 betreffende de uitvoering van de archiefwet (archief-KB)[2]. Het Algemeen Rijksarchief houdt toezicht op de naleving van de wet.
De archiefwet is van toepassing op alle overheden die deel uitmaken van de uitvoerende of de rechterlijke macht. Het gaat dus om rechtbanken en administraties op federaal, regionaal, provinciaal en gemeentelijk niveau. De wetgevende macht valt buiten deze regeling. (art. 1 archiefwet)
De genoemde overheden mogen hun 'archiefbescheiden' of archiefdocumenten niet vernietigen zonder de toestemming van de Algemene Rijksarchivaris (art. 5 archiefwet).
De term 'archiefbescheid' wordt niet gedefinieerd in de wet, maar het gaat om alle documenten ongeacht hun vorm, drager of datum, die bestemd zijn om te berusten bij de instelling, persoon of groep personen die het document heeft ontvangen of opgemaakt in het kader van zijn/haar activiteiten[3].
Overheden mogen hun archieven niet zomaar op eigen initiatief vernietigen, maar toch moeten niet alle archiefstukken worden bewaard. De grote massa documenten die een overheid produceert maakt dit onmogelijk. Sommige documenten hebben bovendien geen enkele archiefwaarde op lange termijn. Het is niet doenbaar om telkens bij de vernietiging van een document de toestemming van de Algemene Rijksarchivaris te vragen. Uit de praktijk is een pragmatische oplossing gegroeid in de vorm van selectielijsten opgesteld door de Algemene Rijksarchivaris. Deze lijsten kan de overheid dan hanteren als richtlijn om te beslissen welke documenten worden bewaard.
De archiefwet verplicht de overheden, de gemeenten uitgezonderd, hun archiefdocumenten van meer dan honderd jaar oud te deponeren bij het rijksarchief. Jongere documenten die geen nut meer hebben voor de overheid kunnen op verzoek gedeponeerd worden.
Tot aan de deponering moeten de overheden hun archiefdocumenten zelf in goede, geordende en toegankelijke staat bewaren. In de praktijk bleek die termijn van honderd jaar niet haalbaar. De meeste overheden hebben geen archiefdienst die daarvoor is uitgerust. In de praktijk worden documenten reeds neergelegd na een termijn van dertig jaar. Bescheiden die nog geen dertig jaar oud zijn, mogen op verzoek van die overheden in het rijksarchief worden neergelegd.
Overheden kunnen vrijgesteld worden van de deponeringsverplichting (art. 1 archiefwet), maar moeten dan zelf hun archief bewaren. Verschillende ministeries[4] en provincies kregen reeds zo'n vrijstelling.
Voor de gemeenten en openbare instellingen gelden andere regels. Zij moeten hun archiefdocumenten bewaren ongeacht de leeftijd ervan. Het rijksarchief kan de archieven opeisen wanneer een gemeente deze taak niet naar behoren vervult.
Sinds de staatshervorming bestaan er nog enkele andere bestuursniveaus buiten deze opgesomd in de archiefwet. Zolang de gemeenschappen en de gewesten zelf geen archiefregels uitwerken, blijft de archiefwet op hen van toepassing. Tot nu toe vaardigde alleen het Waals gewest een eigen archiefdecreet uit[5].
S. VAN DEN EYNDE, Digitale archivering: een juridische stand van zaken vanuit Belgisch perspectief. Deel 1, Stadsarchief Antwerpen - ICRI K.U.Leuven, Antwerpen - Leuven, p. 11 e.v.
F. SCHRAM - Overzicht archiefwetgeving 
.
In de publieke sector bestaat ook specifieke reglementering over de bewaring van bepaalde stukken. Enkele voorbeelden:
Een equivalent voor de archiefwet bestaat niet in de private sector. Er is wel een lappendeken van verschillende specifieke en sectoriële bewaarverplichtingen. Hierna volgen enkele voorbeelden.
Handelaars (zowel natuurlijke als rechtspersonen) zijn verplicht een voor de aard en de omvang van hun bedrijf passende boekhouding te voeren[9]. De boekhouding omvat alle verrichtingen, bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook. Alle gebeurtenissen die een invloed hebben op de vermogenstoestand van de onderneming moeten met andere woorden worden opgenomen in de boeken. De onderneming moet de boeken (zijnde de balans, de resultatenrekening en de toelichting) bewaren gedurende 10 jaar[10]. Bovendien moet elke boeking in de boeken steunen op verantwoordingsstukken die ook gedurende 10 jaar moeten worden bewaard[11].
Notarissen moeten de minuten bewaren van alle akten die zij verlijden[12]. Hiertoe houden ze een repertorium waarin alle akten worden geregistreerd in de volgorde waarin ze zijn verleden. Deze originelen mogen ze in principe nooit uit handen geven. Indien de minuten die zij houden tenminste honderd jaar oud zijn, mogen zij hun archief overdragen aan het rijksarchief binnen de provincie waarin hun ambtsgebied is gelegen[13].
Het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 legt aan de werkgever het bewaren op van de zogenaamde sociale documenten[14]. Als sociale documenten worden beschouwd: het personeelregister, de individuele rekening, het aanwezigheidsregister en de sociale identiteitskaart.
In het kader van de modernisering van de overheid worden de sociale
documenten stilaan afgebouwd. Sinds 1 januari 2003 is de onmiddellijke
aangifte van tewerkstelling via het internet (Dimona )
verplicht voor alle werkgevers, behalve in enkele uitzonderlijke gevallen.
Een correcte Dimona-aangifte stelt de werkgever vrij van een aantal
verplichtingen met betrekking tot het bijhouden van de sociale documenten[15]. Zo hoeft het personeelsregister niet langer aangevuld te worden.
De Dimona-aangifte vervangt iedere nieuwe inschrijving in het register.
Oude papieren registers moeten natuurlijk nog wel bewaard worden.
Een gelijkaardige vrijstelling bestaat nog niet voor de individuele
rekening, maar wordt wel in het voorruitzicht gesteld.
Alle documenten waarvan de opmaak door de vennootschappenwet is voorgeschreven, dienen bewaard te worden gedurende 5 jaar vanaf de bekendmaking van de afsluiting van de vereffening van de vennootschap op de plaats die de algemene vergadering aanwijst[16]. Deze bewaringsplicht behelst onder andere de registers van de aandelen op naam, het register van de obligaties op naam, de notulen van de vergaderingen, verslagen van commissarissenrevisoren, aanwezigheidslijsten van vergaderingen, processen-verbaal van de algemene vergaderingen ...
De belastingplichtige is verplicht alle documenten te bewaren die noodzakelijk zijn voor de bepaling van het belastbaar inkomen[17]. Voor handelaars/belastingplichtigen volstaat het daarbij niet om enkel de wettelijk verplichte boekhoudkundige bescheiden of boeken te bewaren[18].
De Preventiewet inzake witwassen van geld bepaalt dat bepaalde ondernemingen, zoals kredietinstellingen en verzekeringsmaatschappijen, zich dienen te vergewissen van de identiteit van hun cliënten aan de hand van een bewijsstuk op het ogenblik dat zij een zakenrelatie aanknopen waardoor de betrokkenen gewone cliënten worden[19]. Artikel 7 van die wet vereist dat een afschrift van dat bewijsstuk wordt bewaard gedurende 5 jaar na het beëindigen van de relatie.
J. DUMORTIER, Op-Slag Bewezen. Juridische mogelijkheden en moeilijkheden bij het opzetten van een elektronisch documentbeheersysteem, Brussel, Keesing Publishers - BelAIIM, 2002, 66 p.
H. DEKEYSER en J. DUMORTIER, "Elektronisch archiveren", in X. (ed.), Tendensen in het bedrijfsrecht. Contracteren zonder papier, Brussel, Bruylant, 2003, 207-236.
De wettelijke bewaarverplichtingen zijn ingevoerd om verschillende redenen. De archiefwet heeft onder meer als doel het onderwijs en het wetenschappelijke onderzoek te bevorderen. In de private sector vinden de bewaarplichten hun grondslag in het onmiddellijke nut van een document voor de archiefvormer of voor een derde. De latere cultuurhistorische waarde of het wetenschappelijke belang is minder doorslaggevend. Documenten worden bewaard omdat ze in de toekomst nog een functie moeten vervullen. Het recht onderscheidt vooral drie primaire functies die een archiefstuk kan vervullen:
Documenten worden in het algemeen bewaard om de efficiëntie van de werkprocessen van een organisatie te bevorderen. Daarbovenop eist het recht de bewaring van documenten om anderen in staat te stellen controle uit te oefenen. Dit is het geval voor de bewaringsverplichtingen uit het belastingrecht, voor de sociale documenten en voor overheidsdocumenten.
Waar de boekhoudverplichting voor handelaars vooral de rechten van derden wil beschermen, wordt de plicht ten aanzien van de belastingplichtige om alle documenten (onder andere de boekhouding) te bewaren die van belang zijn om het belastbaar inkomen te bepalen, verantwoord vanuit de controlemogelijkheid waarover de belastingadministratie moet kunnen beschikken. Men moet kunnen nagaan of de aangegeven inkomsten wel overeenstemmen met de werkelijke inkomsten.
De werkgever moet de sociale documenten gedurende een bepaalde periode bewaren met het oog op een efficiënte controle op een juiste toepassing van de wettelijke bepalingen inzake tewerkstelling[20].
Overheidsdocumenten dienen in de eerste plaats te worden bewaard voor controledoeleinden omdat politici verantwoording verschuldigd zijn aan de rechtsonderhorigen door wie ze zijn verkozen om hen te vertegenwoordigen[21]. De bewaring van beleidsdocumenten maakt het mogelijk dat politici op elk moment ter verantwoording kunnen worden geroepen, zelfs verschillende legislaturen later. De archivering van deze documenten draagt dus bij tot het democratische gehalte van een samenleving. In dit verband is de reglementering omtrent de openbaarheid van bestuur van belang.
Het burgerlijk bewijsrecht met betrekking tot verbintenissen[22] kent aan een geschrift meer waarde toe dan aan de andere bewijsmiddelen, zoals bijvoorbeeld getuigen. Een onderhandse akte, zijnde een ondertekend geschrift dat speciaal werd opgemaakt om als bewijs te dienen, heeft bovendien meer waarde dan een ander geschrift (bijvoorbeeld een brief). Om van de bijzondere bewijswaarde van de onderhandse akte te kunnen profiteren, is het van belang dat deze akte voorhanden is op het moment dat er een betwisting ontstaat. Artikel 1341 burgerlijk wetboek stelt dat een akte voor een notaris of een onderhandse akte moet worden opgemaakt van alle zaken die de som of de waarde van vijftienduizend frank te boven gaan. Maar het spreekt voor zich dat het niet volstaat dat er een notariële of onderhandse akte wordt opgemaakt. Wat de wetgever hier eigenlijk ook bedoeld heeft, is dat die akte aan de rechter moet kunnen worden voorgelegd op het moment dat er een verbintenis met een waarde boven de 375 Euro ter discussie staat. Artikel 1341 burgerlijk wetboek legt dus onrechtstreeks de verplichting op om akten te bewaren.
Notariële akten moeten in het archief van de notaris bewaard worden. Authentieke akten hebben een hogere bewijswaarde dan onderhandse akten. Het is immers niet toegelaten om de inhoud van een authentieke akte te weerleggen. De inhoud ervan kan enkel betwist worden door een procedure te voeren tot inschrijving wegens valsheid, wat een zeer zware strafrechtelijke procedure is. Het is dan ook het hoogste bewijsmiddel in de hiërarchie. De authentieke akte opgemaakt door de notaris heeft een dergelijke grote waarde net omdat deze bewaard wordt op een veilige plaats door een betrouwbare persoon, namelijk de notaris. Authentieke akten van andere openbare ambtenaren bieden niet altijd dezelfde waarborgen op het vlak van de bewaring[23]. Bewaring van akten is dus niet enkel vereist om het gepaste bewijs te kunnen leveren op het juiste moment, maar soms ook om een bijzondere bewijswaarde toe te kennen aan bepaalde bewijsmiddelen.
De ambtenaar van de burgerlijke stand zorgt voor de bewaring van de door hem/haar opgestelde akten. Deze akten van de burgerlijke stand zijn de instrumenten waarmee men zijn bezit van staat zal kunnen bewijzen. Iedere natuurlijke persoon leeft in bepaalde verhoudingen tot zijn medeburgers. Het geheel van deze verhoudingen wordt de staat van de persoon genoemd. Hierdoor bepaalt men de juridische toestand zowel in de familie als in de maatschappij. Gezien het belang van het bezit van staat is het noodzakelijk dat zowel de vaststelling (bijvoorbeeld door geboorte, huwelijk of overlijden) als de wijziging ervan (via erkenning, adoptie of echtscheiding) op een ondubbelzinnige wijze komt vast te staan en dat de bewijzen ervan zorgvuldig bewaard worden[24].
De preventiewet inzake de bestrijding van het witwassen van geld legt aan bepaalde financiële instellingen de plicht op om de identificatiestukken te bewaren van hun cliënten. Dit is ingegeven door de vaststelling dat malafide personen die instellingen gebruiken als kader om transacties uit te voeren met criminele bedoelingen. Het feit dat deze informatie moet gearchiveerd worden, ondersteunt de strafrechtelijke bestrijding van het witwassen. In financiële aangelegenheden kan een strafrechtelijke opsporing slechts tot een succesvolle vervolging leiden, indien er een spoor van bewijsmiddelen (paper trail) kan worden gereconstrueerd dat het bewijs van de overtreding van de strafwet levert[25]. Die archiveringsplicht in de nationale anti-witwaswetgevingen is ingegeven door de bewijsmoeilijkheden die de overheid steeds weer ondervond bij de vervolging van witwasmisdrijven.
De boekhouding is ontstaan als bewijsinstrument en als middel ter bescherming van derden. De boekhoudverplichtingen werden aanvankelijk enkel opgelegd aan vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid met het oog op de bescherming van de belangen van de aandeelhouders (waaraan rekening en verantwoording moest worden afgelegd) en van de schuldeisers (die het risico inzake het verhalen van hun schuldvordering moesten kunnen inschatten)[26]. Sinds de nieuwe boekhoudwetgeving van 1975 is de boekhouding op de eerste plaats een beheersinstrument voor de onderneming. Het voeren van een boekhouding volgens precieze en eenvormige normen, is een essentiële voorwaarde voor het goede beleid van de ondernemingen, voor de harmonie in de sociale relaties binnen de bedrijven, voor de bescherming van de rechten van de schuldeisers en voor het uitoefenen van bepaalde controles en bevoegdheden door de overheid[27]. De boekhouding verenigt met andere woorden de drie juridische bewaringscriteria in zich. De stukken waarop de boekingen in de boeken steunen, moeten gedurende 10 jaar worden bewaard om als bewijs te dienen tegenover derden en met het oog op controles door de overheid[28].
Alle vennootschappen zijn nu dan ook onderworpen aan één of andere boekhoudverplichting. De rechtspraak aanvaardt trouwens dat de beschikbaarheid van informatie met zich brengt dat men mag verwachten van een voorzichtige ondernemer dat hij bij het aangaan van een belangrijke handelsrelatie de jaarrekeningen consulteert. De boekhouding blijft dus ook nu nog een belangrijk middel ter bescherming van de belangen van derden.
De bewaringsplicht ten aanzien van vennootschapsdocumenten werd opgelegd ter bescherming van de rechten van de schuldeisers. Tot 5 jaar na de vereffening van de vennootschap kunnen zij immers rechtsvorderingen instellen tegen de vereffenaars van de vennootschap[29].
De hypothecaire inrichting in België is speciaal opgericht ter bescherming van de belangen van derden. Het verplicht houden van de hypothecaire bescheiden door de hypotheekbewaarder, zoals dit is vervat in de hypotheekwet, dient om de deelnemers aan het rechtsverkeer op de hoogte te stellen van de rechtstoestand van een onroerende goederen, omdat deze één van de belangrijkste zekerheden opleveren voor het kredietwezen. (Toekomstige) schuldeisers kunnen aan de hand van de hypothecaire registers nagaan wie er op een bepaald moment titularis is van een zakelijk recht op een onroerend goed. Ze vinden er ook informatie omtrent de mate waarin een onroerend goed bezwaard is met een zakelijk zekerheidsrecht (een voorrecht of een hypotheek).
De dossiers van alle aangehoudenen dienen op de griffie bewaard
te worden ter bescherming van de rechten van verdediging van de beschuldigden.
Zij mogen hun dossier inkijken op de griffie van de rechtbank waarvoor
de strafvordering aanhangig is die tegen hen is ingesteld.
.